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Mise en place d'un nouveau système informatique dans nos bus scolaires
Chers parents,
L'APEEE a le plaisir de vous informer que depuis le 7 janvier 2020, le nouveau système informatique pour le suivi de la présence des élèves dans les bus scolaires est pleinement opérationnel.
Le nouveau système a été mis en place pour répondre directement à notre engagement d'assurer les niveaux de sécurité maximums dans le fonctionnement quotidien du service de transport.
Qu'est-ce que le nouveau système informatique de check-in/check-out ?
Il s'agit d'un système informatique qui sera utilisé par les moniteurs dans les bus pour vérifier si les enfants
·montent dans le bon bus
·sortent du bus au bon arrêt
·doivent être récupérés par un adulte à l'arrêt de bus ou sont autorisés à quitter le bus par leurs propres moyens.
Le nouveau système informatique permet au bureau des transports de l'APEEE d'obtenir des informations directes sur qui se trouve dans quel bus, ainsi que sur la position exacte de chaque bus à un moment donné. Ces informations amélioreront et faciliteront considérablement le flux de communication avec les parents, et permettront à notre personnel de fournir aux parents des informations précises en temps réel concernant la localisation de leurs enfants.
Le système est actuellement utilisé dans les bus du premier départ (à l'exception des minibus ou des bus allant aux garderies de l'OIB). Ces bus transportent nos plus jeunes élèves, dont la sécurité doit être assurée à tout moment. A l'avenir, l'APEEE envisage d'étendre l'utilisation du système de check-in/check-out sur les autres départs de bus.
Ce système informatique (application "Présence des bus") a été créé en interne par le responsable informatique de l'APEEE. Le projet a été présenté en détail et approuvé déjà lors de notre précédente Assemblée générale de l'APEEE (janvier 2019). Cependant, le lancement officiel du système n'a été possible qu'après plusieurs mois de tests scrupuleux et de formation de tous les collaborateurs concernés, afin de minimiser le risque d'erreur humaine dans l'exploitation du système.
Comment fonctionne le système?
L’APEEE a fourni aux moniteurs de bus désignés des tablettes, spécialement achetées à cet effet. Les tablettes sont équipées de la nouvelle application informatique et ne peuvent être utilisées que pour la durée du trajet respectif.
Chaque moniteur de bus effectue une opération de check-in/check-out électronique pour les élèves qui utilisent le bus. Ils marquent également l’heure d’arrivée à chaque arrêt de bus et signalent tout retard ou autre problème rencontré.
Le Bureau des transports de l’APEEE a accès en temps réel aux informations enregistrées par les moniteurs de bus et peut également surveiller la position exacte de chaque bus grâce à un nouvel écran de télévision dans le Bureau des transports.
Les modifications occasionnelles de l’horaire officiel des élèves concernant l’utilisation du bus seront également introduites électroniquement dans les tablettes des moniteurs de bus concernés, afin d’être prises en compte lors de l’opération d’enregistrement et de sortie.
Le système est-il sécurisé ?
Les données personnelles disponibles sur les tablettes sont les mêmes que celles qui ont toujours été fournies aux moniteurs de bus sous forme imprimée. Elles sont strictement limitées au minimum pour assurer le bon fonctionnement de ce service (nom de l'élève, photo, arrêt de bus, numéros de téléphone des parents) et ne sont disponibles que pour la durée de chaque ligne de bus. Afin de protéger ces données, l'APEEE a mis en place toutes les exigences de sécurité possibles, dont l'installation d'un logiciel spécifique par Proximus sur les tablettes qui bloque l'accès à cette application avant ou après le fonctionnement du service et permet d'effacer définitivement toutes les données, en cas de perte ou de vol des tablettes. Aucune autre application informatique ne peut être téléchargée sur ces appareils.
Le nouveau système informatique est entièrement conforme à la norme GDPR. De plus, tous les accompagnateurs de bus ont signé une déclaration de confidentialité et de respect de la législation GDPR et de la politique de confidentialité APEEE.
Quelles sont les perspectives d'avenir?
L'application devrait s'enrichir de nouvelles fonctionnalités à l'avenir, directement liées au nouveau système de Backoffice que l'APEEE mettra en place dans les prochains mois. Par exemple, le système pourrait offrir aux parents la possibilité de se connecter et de vérifier en ligne si leur propre enfant est dans le bus, ainsi que si des retards étaient signalés en cours de route. Nous vous tiendrons informés des développements.
Nous restons engagés à assurer un transport scolaire fluide et agréable et nous vous souhaitons une bonne et heureuse année 2020,
Votre dévoué Groupe de Travail Transport de l'APEEE